Skvělé inovace často vznikají tím, že nenajdete na trhu produkt, který by splňoval vaše požadavky. A pokud máte potřebné znalosti nebo v týmu šikovné odborníky, prostě si jej vytvoříte. To je přesně případ aktuální novinky na trhu – systému SOIKA business pro řízení firemních procesů a pro spolupráci týmů v rámci firmy.
O tom, proč jej v příbramské firmě ZAT vyvinuli a v čem se liší oproti jiným systémům na správu úkolů a požadavků na trhu, jsme hovořili s Václavem Janochem, ředitelem nově vzniklé divize Software Development.
Pane Janochu, v čem vám nevyhovovaly stávající systémy na řízení požadavků a úkolů na trhu, co vám v nich chybělo?
Naše společnost se primárně zaměřuje na vývoj, výrobu a nasazování inteligentních systémů řízení pro energetiku a průmysl. Když jsme hledali systém na správu požadavků, který by přesně vyhovoval našim potřebám, našli jsme buď příliš robustní systémy, nebo úzce zaměřené, například na IT projekty. Ty velké byly pro nás zbytečně drahé, ty menší zase neobsahovaly funkce, které jako průmyslová firma potřebujeme. V ZAT řešíme denně stovky specifických požadavků v rámci zakázek zahrnujících vývoj, výrobu, legislativní procesy či verifikaci. Proto potřebujeme systém spojující inteligentní zpracování dokumentů a požadavků, obousměrné trasování, pokročilé vazby či sledování postupu prací podle jednotlivých uživatelů mezi týmy zodpovědnými za projektovou dokumentaci, výrobu a testy jednotlivých částí. A jelikož se jedna z našich divizí věnuje vývoji podnikových systémů, nebylo nic jednoduššího, než abychom se do vývoje pustili sami.
Kdo u vás požadavkový systém nejvíce využívá?
SOIKA business nám slouží jako centrální platforma pro zadávání, sledování i vyhodnocování požadavků napříč všemi týmy a projekty po celou dobu životního cyklu produktu. Každý uživatel, například projektový manažer, technik, nákupčí, manažer kvality i ředitel divize či firmy, si může v systému vyhledat relevantní údaje, sledovat stav požadavků, vytvářet reporty i vkládat vlastní informace. Mohou vzájemně spolupracovat na jednotlivých nebo skupinových požadavcích, přispívat svou odborností a prací v propojených nástrojích k jejich řešení a posouvat požadavek dále v rámci nastaveného workflow.
Jaké jeho hlavní funkce byste zdůraznil?
Stěžejní je, že požadavky jsou vázány na konkrétní projekt, mají definovaného zadavatele a řešitele, a jsou strukturovaně evidovány. Systém obsahuje funkce jako trasovatelnost, verifikovatelnost, správu workflow, vytváření notifikací, reportů a vazeb na konkrétní řešení – ať už je to příslušná část dokumentace v DMS, SW ve verzovacím úložišti, nebo třeba kusovník v interním informačním systému.
Požadavky lze také dle vlastních potřeb zobrazovat v různých strukturách a snadno upravovat díky intuitivnímu ovládání. Jednotliví uživatelé tak mohou pracovat se šablonami pro řízení projektů a zobrazovat požadavky v různých formách, jako jsou tabulky, nástěnky nebo stromové struktury. K dispozici mají i pokročilé vyhledávání napříč projekty s využitím analytických funkcí.
Pro jaké konkrétní účely jej ve firmě využíváte?
Systém na správu požadavků a úkolů používáme v celé řadě oblastí firemního provozu. Dovoluje nám organizovat nejen požadavky, ale i informace, komunikaci a související aktivity. Využíváme jej jako standardní systém pro zadávání, zpracování a sledování požadavků, dále pro řízení projektů, tedy pro plánování, přidělování úkolů, sledování termínů a spolupráci mezi týmy. Slouží nám rovněž jako interní helpdesk k řešení operativních problémů pracovníků ve firmě, např. pro technickou podporu, řešení IT potíží atd., opět s přehlednou historií termínů a komunikace. V tomto případě je cílem rychlé vyřešení problému, nikoliv jeho začlenění do projektového řízení. Díky online přístupu, přehlednému rozhraní a integraci do stávajících firemních nástrojů nám tak SOIKA business pomáhá zlepšovat řízení procesů a zvyšovat efektivitu.
V současné době se chystáte nabídnout systém k využití i dalším průmyslovým firmám. Co vás k tomu vede?
Každoročně v září pořádáme akci s názvem Summer Meet Up, kde našim zákazníkům představujeme inovace a novinky. Jednou z funkcí systému je také možnost propojení projektu přímo s našimi zákazníky – my tomu říkáme Service desk, kde mohou sledovat řešení svých požadavků, případně nahrávat doplňující podklady, jako jsou obrázky, dokumenty, schémata atd.
Když jsme jim systém vloni představili, sklidili jsme nadšené ohlasy, že přesně tento nástroj by ve firmě potřebovali. Na jejich popud jsme jej proto dovyvinuli pro nasazení na různé platformy a podnikové systémy. Na letošním Summer Meet Up, který se konal v září, jsme systém představili ve finální podobě.
To znamená, že firmy mohou systém na správu požadavků provázat s jejich podnikovými systémy?
Mohou, ale nemusejí. Záleží, jaké mají požadavky a potřeby. Systém SOIKA business může fungovat samostatně jako helpdesk, nebo jej mohou integrovat do podnikového systému a využít tak jeho plný potenciál pro požadavkové řízení. Díky integraci s DMS, ERP i vývojovými nástroji snadno zapadne do stávající firemní infrastruktury. Rozhraní je responzivní a umožňuje pohodlné úpravy metodou drag & drop. Požadavky lze importovat i exportovat například do Office 365 nebo IBM DOORS Next Generation.
Přístup do systému je zabezpečen dvoufázovým ověřením, což zajistí, že se k datům dostane jen oprávněný personál. Můžete jej proto nasadit i v prostředí s vysokými nároky na bezpečnost, včetně oblasti jaderné legislativy – což byl i požadavek z naší strany.
Dotkl jste se oblasti jaderné energetiky – na jaké další obory se ve firmě ještě zaměřujete?
Ano, vývoj, výroba a dodávky řídicích systémů pro jadernou, tepelnou a vodní energetiku patří mezi hlavní obory firmy ZAT. Významné projekty realizujeme také v dopravě nebo v plynárenství. Na vývoj podnikových systémů se cíleně zaměřujeme od roku 2019, kdy jsme koupili společnost Definity Systems s více než třiceti vývojáři. Ti se specializují jak na vývoj našich vlastních produktů, například SimONet, což je IoT platforma určená pro sběr, správu, analýzu a vizualizaci dat z technologických procesů, tak i na vývoj zakázkového softwaru pro malé a střední firmy i nadnárodní korporace. Vyvíjíme pro ně mobilní, webové i desktopové aplikace. A také nový požadavkový systému SOIKA business je navržen jako moderní webová aplikace.
Komentáře